Optimización de procesos para distribuidores médicos | B2B
Analiza tus procesos de administración y gana eficiencia de la importación a la factura en un workshop de tres horas.
Caso de uso
Carol dirige esta empresa fundada en 2003 por expertos profesionales con una larga trayectoria en el sector de la ortopedia sanitaria. Se trata de una empresa ágil e innovadora que ha ido ganando posicionamiento en un mercado competitivo y global. Han sabido ofrecer un soporte continuo a los cirujanos, generando una confianza y valor de mercado consolidados.
Overview
Formato
Workshop Online
Duración total: 4h
3 sesiones: Reunión inicial/ Caso de Uso/ Procesos
Participantes
CEO/ Responsable de Administración
Facilitador sesión/ Project Manager Matacapa
Optimización de procesos para distribuidores médicos: Del desorden administrativo a la eficiencia IA
Esta compañía, actúa como puente entre la última tecnología ortopédica, los cirujanos más especializados en su área y los protocolos de fronteras más arduos para terminar su ciclo sorteando los farragosos sistemas de la Sanidad Pública y Privada.
Por qué entonces, una empresa que funciona correctamente y está en pleno crecimiento decide emprender un taller Matacapa. La respuesta de la CEO cuando se lo planteamos fue concisa y rotunda: Me interesa ver lo que hacemos plasmado a nivel visual.
El taller analizaría los procesos administrativos, ya que había distintos retos que estaban afrontando en la actualidad, entre ellos la complejidad de las normas de Aduanas, las actualizaciones del Sistema Sanitario o el control del stock.
Cada empresa es diferente y las motivaciones de sus líderes pueden variar completamente. Pero todas las empresas comparten algo: personas, procesos y productos.
El reto del distribuidor sanitario: Sincronizar aduanas, licitaciones y stock perecedero.
La responsable del departamento de administración elaboró para nosotros un listado con cinco grandes retos. Es de enorme ayuda el análisis previo para enfocar los resultados que queremos obtener a través del Modelo Matacapa.
Por eso, estos cinco puntos se consolidaron desde el principio como los cinco casos de uso que compondrían el conjunto de los procesos a analizar.
Proceso 1. Gestión de Licitaciones Públicas y Licitación Electrónica.
Proceso 2. Importación, Aduanas y Trazabilidad Documental del Material.
Proceso 3. Control de Stock Crítico y Suministro a Hospitales.
Proceso 4. Soporte Administrativo al Ciclo Comercial Sanitario.
Proceso 5: Validación, Factura a Hospitales y Ciclo de Cobro.
La solución pasa por integrar los cinco procesos en un mismo flujo de trabajo.
Representación visual de dos procesos adminisitrativos.
Representación visual de dos procesos adminisitrativos.
Aplicando el Modelo Matacapa para desbloquear la operativa
Durante el primer día de taller analizamos paso a paso cada detalle de los procesos y le dimos una representación visual para documentarlo. En el segundo día de taller completamos el resto de casos de uso con el mismo grado de detalle del día anterior. Como ya se manejaba un lenguaje común, CEO y responsable pudieron ir más ágiles en el paso a paso, dejando ya constancia de posibles mejoras.
El último proceso no estaba realmente definido, sino que existía la necesidad de ponerse de acuerdo y plantear las preguntas correctas. En este caso, creamos un mapa de decisión para que pudieran plantear de manera interna este ejercicio.
Para acabar el taller trabajamos en el Heatmap: señalar en cada proceso los puntos calientes y priorizar el darles solución. De esta manera, obtenemos una visión integral de los retos detectados y alineamos necesidades y recursos.
Cuadro de decisión y Mapa de calor para diseño de nuevos procesos.
Mapa de calor para diseño de nuevos procesos.
De la estrategia a la ejecución: Diseñando un producto IA para Presurgy
Se han analizado y documentado los cinco procesos de Administración desbloqueando cuellos de botella.
Nada más terminar el taller, la Responsable de Administración nos dió su feedback: "Me ha gustado ver lo alineada que estoy con mi CEO y analizar mi trabajo en detalle por tres horas, algo que no se puede hacer normalmente y que es muy necesario."
Pero además, este análisis de 5 procesos críticos no se quedó en papel. Tras detectar los cuellos de botella en la facturación y las aduanas, diseñamos un producto satélite específico para este sector.
PresurgyAI es el agente inteligente que hoy permite a este distribuidor controlar alertas del BOE, automatizar licitaciones y reducir drásticamente su ciclo de gestión administrativa y cobro hospitalario.
En el nivel de gestión del departamento se han recomendado herramientas de trabajo colaborativo y asíncrono, lo que facilitará tener una visión más completa de avance de proyectos y timings.
Como oportunidades de innovación en el proceso, recomendamos un agente IA y un sistema de captura de datos en tiempo real.
Gracias a este taller diseñamos un producto para unificar procesos y reducir en un 30% el trabajo manual del equipo administrativo. ¿Quieres verlo?
