Logística y procesos: aplicando el Modelo Matacapa
Un taller de descubrimiento para verificar un flujo de trabajo correcto en una empresa consolidada.
Caso de uso
La logística y el transporte son sectores especializados y con un entorno de alta competencia. Las empresas tienen poca fidelización en este tipo de servicios, sin embargo, nuestro cliente maneja WPromologic desde hace 25 años sumando grandes cuentas con largo recorrido gracias a un trato personalizado y un efectivo control en todas las áreas de la Compañía.
Overview
Formato
Workshop Híbrido
Duración total: 4h
3 sesiones: Reunión inicial/ Caso de Uso/ Workshop
Participantes
CEO/ Director Comercial/ Administración/ Almacén y Tráfico
Facilitador sesión/ Project Manager Matacapa
Cómo empezamos a trabajar
Santiago (Santi) nos visitó al estudio nada más acabar la Navidad con su director comercial. Nos conoce desde hace muchos años porque le diseñamos sus primeros logos y material corporativo. Siempre ha habido mucha afinidad. Es realmente un empresario espectacular del que se aprende simplemente por el hecho de escuchar.
Hicimos una breve introducción para situar lo que es el Diseño Estratégico y por qué funciona en el contexto empresarial. Habían venido con el deseo de escuchar y entender cómo les ayudaría la experiencia de pasar por el Workshop Matacapa.
Empezamos con una primera indagación sobre el papel, replicando todo lo que se apuntaba en un tablero digital. Como siempre, empezamos con el análisis del contexto y los retos, dejando en el centro el ecosistema humano y de sistemas.
Indagación: la visión de un CEO de logística
El complejo ecosistema de partners, proveedores, clientes, recursos humanos y operativa, tecnología, soporte legal y seguros es un entramado que este CEO ha diseñado en estos años y maneja por completo.
A través del primer ejercicio, entendimos que el momento vital de Santi es ideal para la exploración. Las cosas van bien, tiene tiempo para dedicarse a otras áreas. Quiere quedarse tranquilo a través de este chequeo, poder enfocar lo que viene sabiendo que eso que ha creado desde su cabeza es, efectivamente, un proceso optimizado.
Nos encantó que zanjara el objetivo del taller con un elocuente queremos ver lo que estamos haciendo, ver lo que no vemos, mirando a su Director Comercial complicemente.
Gracias al Visual Thinking podemos reflejar gráficamente y en tiempo real las ideas que van surgiendo. Esto posibilita realizar análisis, entender patrones y registrar procesos.
Primer día de taller: Análisis del Ecosistema en detalle
Duración: 90'
Participantes: CEO y Director Comercial
Para esta sesión, solo estaban convocados Santi y su director comercial. Nos conectamos a la hora y presentamos este nuevo escenario digital y la forma en la que íbamos a trabajar en la hora siguiente.
Como ya tenemos una primera aproximación, se sitúan los usuarios y sistemas para avanzar en esta primera sesión y entender los procesos que conforman la operativa
Toda esta sesión sirve para ver en detalle lo analizado y aún así, es sorprendente cómo, aún así, surge nueva información.
El objetivo final es definir con claridad el caso de uso que vamos a trabajar con el equipo: un pedido con características especiales que requiere de un proceso diferente al habitual.
Segundo día: Validando el proceso con el equipo
Al día siguiente nos conectamos con todo el equipo y facilitamos una sesión de dos horas en la que analizamos el caso de uso. El ejercicio ya está preparado y consiste en ir reflejando visualmente y facilitando el análisis punto a punto del proceso. En esta sesión es el equipo quien habla y el CEO quien escucha.
Desarrollamos el proceso de principio a fin con el equipo sin atascarse ni incurrir en conflictos (cosa que podría ocurrir). Van diciendo cada tarea en orden y aportando la información precisa, que queda documentada. Finalizamos la sesión dejando pendiente un informe de conclusiones y posibles mejoras, pero quedando claro para todos que “el algodón ha salido limpio” en la prueba de Matacapa.
Duración: 2h
Participantes: CEO + Equipo 3 personas
Todos finalizamos el workshop teniendo claro que la "prueba del algodón" del Modelo Matacapa había salido limpio.
Cierre de un caso de uso para el sector logístico
Se ha constatado en el caso de uso más complejo que el equipo conoce a la perfección los pasos que componen la operativa. Están bien cohesionados y no existen cuellos de botella.
Las conclusiones principales de este taller han sido tal como esperaba el CEO de la empresa. El equipo está bien cohesionado y no existen cuellos de botella.
Para el área comercial, hemos enlazado el análisis del taller con la inminente incorporación de un CRM que supondrá un nuevo avance en el proceso.
Como oportunidades de innovación en el proceso, recomendamos un elemento de inteligencia para el reparto de tareas, que en breve se pondrá en desarrollo para implementarlo en el resto del ecosistema técnico.
El equipo no estaba avisado con antelación del ejercicio y les pilló casi por sorpresa. Tras la presentación del Informe, se han quedado satisfechos porque ven validado su trabajo (y eso es lo que más nos llena).
Santi se ha quedado tranquilo, sabiendo que las cosas están en orden para dar los siguientes pasos en su camino empresarial.
